Plánování konference v praxi aneb Na co rozhodně nezapomenout?

Naplánovat konferenci, které se zúčastní desítky či dokonce stovky lidí, není snadné. Bez předchozích zkušeností může novopečený organizátor snadno udělat hloupou chybu, kterou nadobro pošlape jinak dobrý dojem z povedené akce. Máte strach, že jste si ukousli příliš velké sousto? Pohodlně se usaďte a přečtěte si následující tipy a doporučení. Budete-li se jich držet, konference dopadne na výbornou.

Definujte konkrétní přínos

Pro pořádání konference v Praze či kdekoliv jinde musíte mít objektivní důvod. Stanovte si proto nejprve cíle (prodej, představení nových produktů, brandbuilding...), na základě kterých budete pokračovat v plánování.

Sepište si vše podstatné na papír

Anebo do Wordu, na tom nezáleží. Podstatné je, mít černé na bílém všechny pilíře, bez nichž by se konference zřítila stejně snadno jako domeček z karet. Sepište si program, zvažte místo konání a v neposlední řadě seznam hostů. Jednotlivých bodů se pak v průběhu realizace držte – minimalizujete tím riziko, že zapomenete na něco důležitého.

Spočítejte si, jestli na na to máte

Organizace větší akce není náročná pouze časově a logisticky, ale také finančně. Dobře si proto předem spočítejte, zda vám konference neudělá zbytečně velkou díru do rozpočtu. Ušetřete na všem, co není důležité, a naopak buďte velkorysí např. při výběru vhodného místa – konferenční prostory musí být dostatečně reprezentativní a mít odpovídající kapacitu. K celkové částce přičtěte cca 15 – 20 % jako rezervu.

Delegujte na externisty

Uspořádat konferenci není v silách jediného člověka. Nenakládejte si toho proto na svá bedra příliš a naopak využívejte služeb externistů, jak jen to bude možné. Spolupráce s odborníky vám ušetří čas, nervy a v konečném výsledku i finance.